OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya. Sedangkan Sistem otomatisai kantor didefenisiskan sebagai sistem informasi berbasis teknologi komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusika pesan, dokumen dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.

A.   Manfaat Otomatisasi kantor

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat
2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal

B.   Tujuan Otomatisasi Kantor

1. Penggabungan penerapan tekonologi
2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

C. Pengguna Otomatisasi Kantor

Agar suatu system atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah system itu bagus atau tidak, maka disini kita perlukan yang namanya pemakai, ia yang akan menilai, merancang dan mengembangkan sehingga suatu system dapat berjalan, yang memakai otomatisasi kantor yang ada dalam suatu system informasi adalah sebagai berikut.

1.      Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

2.      Professional, adalah orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

3.      Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

4.      Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat. 

D.   Macam-Macam System Otomatisasi Kantor

1.    System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, kelompok kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.

2.    System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.

3.    System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.

4.    System Pengolahan Kantor

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.

5.    Sistem Elektronik Formal

Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM.

6.    Sistem Elektronik Informal

Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS.

 

E.   Jenis – jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor yaitu :

1.        WORD PROCESSING (Pengolahan Kata) : Penggunaan alat elektronik secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak.

2.        ELECTRONIK MAIL (Surat Elektronik) : Populer dikenal sebagai E-Mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

3.        VOICE MAIL : Serupa dengan surat elektronik kecuali bahwa anda mengirim pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mengetiknya, dan anda menggunakan telepon anda untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

4.        ELECTRONIC CALENDARING (Kalender Elektronik) : Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.

5.        AUDIO CONFERENCING (Komferensi Audio) : Penggunaan peralatan komuikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melakukan konferensi.

6.        VIDEO CONFERENCING (Konferensi Video) : Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer.

7.        COMPUTER CONFERENCING (Konferensi Komputer) : Penggunaaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.

8.        FACSIMILE TRANSMISSION / FAX (Transmisi Faksimil) : penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung lain.

9.        VIDEOTEXT : Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Saat perusahaan ingin menyediakan informasi kepada para pemecah masalah dalam bentuk videotext.

10.     IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL (pencitraan) : Seperti yang digunakan sekarang, merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.

11.     DESKTOP PUBLISHING : Aplikasi OA terbaru adalah desktop publishing (DTP). Desktop Publishing adalah penggunaan komputer untu menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

REFRENSI

Mulyasih, Titin. 2013  otomatisasi kantor. http://titinmulyasi.blogspot.com/2013/04/otomatisasi-kantoroffice-automation.html. Diakses 25 Maret 2015

Dino, Anugerah. 2014 Pengertian otomatisasi Perkantoran. http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html. Diakses 25 Maret 2015